Come gestire il proprio tempo in casa?

In questi giorni difficili in cui siamo tutti obbligati a rimanere chiusi in casa a causa del Coronavirus, ci siamo ritrovati a vedere la nostra routine temporale completamente sconvolta. Gestire il proprio tempo, partendo da un cambiamento così immediato, non è esattamente una cosa facile da fare.

Io stesso sono abituato a quella routine frenetica: blog, ufficio, palestra, ufficio, cena, blog… Che diciamocelo, un po’ ci piace anche!

E da un giorno all’altro ci siamo trovati a casa in molti, magari in smart working, ma comunque con una quantità di tempo che non siamo abituati ad avere.

Il risultato?
Non siamo capaci a gestirlo!

Ma guarda il lato positivo di questa cosa, può essere la volta che siamo obbligati a fermarci, fare un po’ di autoanalisi e strutturare la nostra routine in un modo più funzionale, eliminando quel mare di perdite di tempo che tutti i giorni facciamo e non ci danno nessun beneficio.

Vediamo come gestire il tuo tempo step by step.

  1. Scrivi una to do list. L’elenco di tutti i lavori che hai da fare. Questo è un classico, ma proviamo a farlo con un metodo ben preciso. La matrice di Eisenhower.
  2. Crea dei contenitori intenzionali per gestire il tuo tempo.
  3. Impara a gestire le tue energie.
  4. Preparati a dubbi, incertezze e procrastinazione.
  5. Struttura le tue giornate con flessibilità.
  6. Ricordati di essere un buon amico per te stesso.

Step 1. Fai una to do list

Le to do list hanno un brutto difetto, sembrano funzionare quando le facciamo, ma finiscono spesso per essere abbandonate ed essere poco utili alla gestione del tempo. Quindi vediamo di farla nel modo più veloce e funzionale possibile.

Partiamo dalla matrice di Eishenhower di cui avevo già parlato nell’articolo “Stufo di rimandare?“.

È un metodo che serve a dare una priorità ai tuoi impegni, dividendo quelli urgenti da ciò che non lo è e classificando le attività giornaliere in base al livello di importanza.

Parti subito!

Inutile dirti che la casella fondamentale per te è importante – non urgente, lì costruisci le tue conoscenze e i tuoi obbiettivi di vita.
Inserisci in ogni quadrante le tue attività dividendole in base all’importanza che hanno per te e all’urgenza.
Sei libero di inserire tutto quello che ti viene in mente.

Tecnica dei 2 minuti

La tecnica dei 2 minuti ti aiuta a alleggerire la pressione che ti causa avere molti lavori aperti. È molto semplice, fai tutte le cose che ti richiedono massimo 2 minuti di tempo.

Vedrai che la tua lista diventerà molto più snella e ti costerà pochissimo tempo.

Scegli i top 3

Ora scegli i 3 punti, tra quelli che hai scritto, che hanno o potrebbero avere, il maggior impatto sulla tua vita.
Mettili in ordine di importanza e parti dal primo.

Regola: Puoi fare una sola cosa alla volta. È un limite del nostro cervello, se si concentra su una cosa alla volta, la conclude più velocemente e riduce lo stress.

Che poi rileggendolo, più che un limite a me sembra un punto di forza!

Step 2. Crea dei contenitori intenzionali per gestire il tuo tempo.

Ma che diavolo sono i contenitori intenzionali Mattia???

Mi piacerebbe prendermi il merito di essermeli inventati io, ma sono di un grande blogger statunitense, Leo Babauta.

I contenitori intenzionali sono nient’altro che dei periodi di tempo, appunto dei contenitori, in cui andrai a riporre una tua intenzione, cioè il tuo obbiettivo e per quel tempo lavorerai solo su quello.

Ogni contenitore intenzionale dura 40 minuti, in cui tu non dovrai fare altro che concentrarti sulla tua intenzione.

Il consiglio è di impostare oggi i tuoi contenitori per domani, definendo chiaro l’orario in cui vorrai lavorarci e l’obbiettivo.

Per esempio, ieri ho deciso che oggi avrei lavorato su questo articolo dalle 8.00 alle 8.40, poi nuovamente dalle 10 e ancora alle 15.

In questi archi di tempo sai che ti devi concentrare solo su quello e qualsiasi distrazione arrivi, lasciala a quando saranno scaduti i 40 minuti.

A che ti serve?

Per aumentare la creatività e la concentrazione. Se sai che hai tutto il pomeriggio di tempo, ogni distrazione tenderà a distrarti.

Tanto hai tempo, che vuoi che siano 5 minuti su Facebook… poi un messaggio di Whatsapp, un caffè e così via perderai tantissimo tempo.

Se invece sai che tra 40 minuti potrai fermarti e rilassarti, facendo tutte queste cose, tenderai a rendere questi 40 minuti super producenti, perchè sono una scadenza prossima.

L’altro aspetto positivo è sulla tua mente. Se tu continui a distrarti, frustrazione e stress prenderanno il sopravvento, perché ti accorgerai di essere improduttivo. Se invece rendi al massimo per i 40 minuti del tuo contenitore, dopo sarai soddisfatto di te stesso e potrai rilassarti senza sensi di colpa.

Step 3. Impara a gestire le tue energie

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Foto di Colin Behrens da Pixabay

Gestire le tue energie è la chiave per riuscire a gestire il tuo tempo. Se il tuo livello di energie è sempre basso, non ne avrai mai abbastanza da organizzare bene il tuo tempo.

Anche se sei in casa e sai che domani utilizzerai poche energie non potendo uscire, devi comunque mantenere un livello di energia alto, altrimenti spenderai la giornata sul divano.

Mettiti in testa che, senza la quantità giusta di energie, il tuo cervello ha le funzioni ridotte e quindi fa solo l’indispensabile. Come risultato, ne risentiranno concentrazione e creatività e non riuscirai a portare a termine le tue idee.

Pensa al tuo cellulare, quando hai la batteria quasi scarica attiva in risparmio energetico e addio flash, foto ecc…
Bene, pensa se si ricaricasse ogni volta solo fino al 15%, passeresti le tue giornate ad utilizzarlo il meno possibile, per evitare di scaricarlo del tutto.

Se non ti riposi abbastanza il tuo cervello è esattamente nella stessa situazione, quindi riduce le funzioni non fondamentali per la sopravvivenza.

Se sei in casa da giorni, è normale che tu ti senta meno stanco e tenda a fare tardi la sera, ricordati sempre che per essere produttivo anche in questa situazione devi avere una routine sana.

Quindi che devi fare?

Innanzitutto dormire almeno 7 ore a notte. Conosci te stesso meglio di chiunque altro, quindi saprai di quante ore di sonno hai bisogno per essere lucido e riposato, ma 7 ore è, in generale, il minimo per recuperare una buona dose delle tue energie.

Chiediti per quale attività hai il livello di energia in questo momento?

Quindi quando hai del tempo da poter investire, prima di buttarti in un lavoro enorme, chiediti quante energie hai. Se identificherai il lavoro giusto per il tuo livello di energie, otterrai il masso in quel lasso di tempo.
Se invece non hai sufficienti energie, finirai con interrompere il tuo lavoro a metà.
Ed ecco l’insoddisfazione e il senso di colpa che ritornano.

Ognuno di noi rende meglio in un determinato momento della giornata.
Utilizza quell’arco di tempo per lavorare sui tuoi obbiettivi più importanti.

Io per esempio rendo meglio al mattino appena sveglio, quindi tendo a concentrare i lavori creativi nelle prime ore della giornata.

Step 4. Preparati a dubbi, incertezze e procrastinazione

Ok, finalmente hai il tempo per il tuo progetto. Hai anche creato il tuo contenitore intenzionale, ora inizia a lavorarci, ma ti assale un dubbio:
se stessi facendo un lavoro inutile? … poi un altro… ma serve a qualcosa tutto questo lavoro?

Che succede?

Ti stanno assalendo tutti quei dubbi che vengono quando si intraprende qualcosa per se stessi, temi di non farcela e di perdere un sacco di tempo per niente.

La motivazione è sparita e vorresti solo buttarti a fare altro. Tutti noi tendiamo per natura a cercare la strada più semplice e a procrastinare, soprattutto quando una cosa ci richiede troppo impegno, finendo così a rimandare per anni obbiettivi molto importanti per la nostra vita.

Inoltre rimanere sempre in casa non ci aiuta, ci impigrisce e pensiamo di avere tanto tempo a disposizione, tendendo così a rimandare.

Per frenare questo flusso l’importante è partire preparati. Quando inizi qualcosa di nuovo che sai ti richiederà parecchio tempo, inevitabilmente verrai attaccato da questi dubbi.
Quando i dubbi arrivano, ti fermi, fai un bel respiro e riconosci che non è che quel progetto è troppo difficile per te o non ti piace più, ma semplicemente stanno intervenendo delle resistenze. Una volta capito che sta succedendo proprio quello che avevi previsto, saprai che quel progetto in cui stai investendo, è proprio la strada giusta e vale la pena fare uno sforzo in più.

Step 5. Struttura le tue giornate con flessibilità

Se leggi qualche articolo sui grandi leader, ti diranno tutti che strutturano le loro giornate al minuto.

Beh direi che non è il tuo caso… almeno non per ora 😉

Per gestire bene il tuo tempo è importante strutturare le tue giornate, ma devi farlo con una certa flessibilità.

Infatti, non ha senso riempire la giornata talmente tanto da sentirti sempre con l’acqua alla gola. Devi lasciare sia degli spazi di svago, per poter recuperare le tue energie, sia degli spazi di recupero in caso andassi lungo con il tuo lavoro precedente.

E visto che stai sempre in casa, ricordati che non si pulisce da sola, quindi crea il contenitore intenzionale anche per le pulizie.

Può capitare tu debba modificare i tuoi piani, a tutti capitano delle urgenze, in questi casi la flessibilità ti sarà di grande aiuto. Prima di modificare i tuoi piani, valuta sempre in che posizione si trova la tua urgenza nella matrice di Eisenhower.

Step 6. Ricordati di essere un buon amico per te stesso

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Foto di Gerd Altmann da Pixabay


Cosa avrò voluto dire?

Purtroppo quando non riusciamo a raggiungere gli obbiettivi che ci eravamo prefissati, tendiamo un po’ tutti a darci addosso, a criticare noi stessi per aver ceduto di nuovo. Questa situazione capita un po’ a tutti e tende ad abbatterci ancora di più.

Molti di noi tendono ad erigersi a giudici di se stessi ed essere estremamente severi, facendo sentire il nostro io interiore un vero fallito.

In questo modo il livello di stress aumenta e rischiamo di entrare in un circolo vizioso, dove siamo troppo demotivati per rimetterci in carreggiata e allo stesso tempo questo atteggiamento includente ci rende stressati.

È normale che tu a volte ceda al divano rispetto a cercare di rendere la tua giornata profittevole, ricordati che ci troviamo in una situazione storica senza precedenti che genera una buona dose di stress in tutti.

Quindi come evitare tutto questo?

Con la regola dell’amico.

No, Max Pezzali e gli 883 non c’entrano in questo caso, peccato gran bel pezzo!

Immagina di avere un amico che viene da te e ti racconta di sentirsi esattamente come io ho descritto sopra, cosa faresti?

Sono certo che non gli daresti addosso e non lo giudicheresti come un incapace, piuttosto lo ascolteresti e probabilmente proveresti anche empatia nei suoi confronti.
Quindi, faresti del tuo meglio per motivarlo e fargli vedere gli aspetti positivi.

Allora, perché non fai lo stesso anche con te stesso?

Ricordati di essere un buon amico e non un duro critico.

Più ti ascolterai e ti capirai più riuscirai ad inseguire i tuoi obbiettivi e gestire il tuo tempo al meglio.

Lascia un commento e raccontaci come gestisci tu il tuo tempo in casa.


Mattia Gualco

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